A gestão de documentos e processos é essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.

A implementação de um sistema de gestão documental e processos é um factor decisivo para o seu negócio, na medida que permite à empresa gerir toda a informação não estruturada, tendo por base os seguintes conceitos:

 

Desmaterialização		Normalização		Indexação
Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.		De todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.		Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico.
Workflow		Pesquisa		Redução de Custo
Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.		Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte.		A redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.

Vantagens de uma solução de gestão documental?

A distribuição de documentos provenientes do exterior e/ou documentos internos assim como o tratamento da informação são actividades que consomem muito tempo e que estão sujeitas a erros de manuseamento que, por vezes, resultam em dispersão e extravio de documentos, dando origem a perdas de tempo e podendo mesmo causar dificuldades à empresa.
 

Redução de Espaço Fisíco	Gestão de Arquivos	Rapidez no Acesso e Tratamento	Controlo de Fluxos	Acesso, Autenticação e Segurança	Segurança do Arquivo em cenário de desatre	Multisite e Multi-empresa

A implementação do sistema de Gestão Documental e workflow Filedoc suprime dificuldades operacionais e apresenta as seguintes vantagens:
 

• Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados;
• Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
• Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;
• Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;
• Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
• Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos e processos);
• Ganhos de eficiência administrativa e processual com consequentemente redução de custos operacionais;
• Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias e impressões;
• Possibilidade de medir a eficiência de recursos.
• Estes factores constituem uma mais-valia no suporte ao negócio da empresa.

A Focagem é um parceiro certificado do software de gestão documental Filedoc.